Par définition, on ne maîtrise pas le moment où un appel téléphonique nous parvient, et on est presque toujours obligé de le subir ; et bien souvent il interrompt une réunion ou une activité en cours. En délocalisant votre standard téléphonique en totalité ou en partie, Icitel vous permet de décider en détail quels appels vous désirez traiter, qui s’en occupe au sein de votre organisation, et surtout quand il s’en occupe.
En vous connectant à votre espace client Icitel à l’heure de votre choix, vous pouvez prendre connaissance des messages reçus, ou bien les recevoir dans votre boîte mail pour en prendre connaissance au moment de votre choix, lorsque vous n’avez plus l’esprit occupé par votre activité principale.
De quoi ont besoin vos interlocuteurs ? Bien souvent, ils ont juste besoin d’une information de base, ou de vous transmettre un message qui ne nécessite aucune action de votre part. D’autres fois, il ne s’agit que de prospection téléphonique, ou bien d’un automate publicitaire. Icitel vous permet de filtrer ces différents appels selon des consignes très précises et détaillées, afin que ne soient portés à votre connaissance que les appels qui vous intéressent, au moment où votre esprit n’est pas accaparé par une autre tâche.

Vous pouvez ainsi définir différents types d’urgences nécessitant que l’on vous dérange, par appel sur votre mobile ou par SMS. Vous pouvez aussi interdire tout contact sur des tranches horaires spécifiques ou pour une journée entière. Vous pouvez également laisser les secrétaires d’Icitel décider au cas par cas. Bien entendu, ces différentes consignes peuvent être modifiées et ajustées à tout moment en fonction de l’évolution de votre activité et de votre emploi du temps. Icitel est le secrétariat à distance de proximité : nous sommes au plus proche de vous et nous adaptons à vos besoins.
Pour vous libérer de la charge de répondre au téléphone, mais aussi et surtout servir au plus près les intérêts de votre activité, votre secrétariat doit être en mesure d’apporter la bonne réponse à toute question qui ne nécessite pas votre expertise. Le rôle de nos secrétaires peut s’étendre bien au-delà de la simple prise de messages : elles peuvent prendre en charge tout ou partie de la relation avec vos clients, prendre des commandes ou assurer un service après-vente.

Exemples d'utilisation de nos services d'accueil téléphonique

Une agence immobilière nous donne accès à sa base de biens en vente et en location. Nous relevons les critères de recherche de l’appelant et, en fonction du numéro de l’annonce ou du type de biens recherchés, nous transmettons l’information directement à l’agent concerné, par email. Il peut ainsi rappeler les clients potentiels dès qu’il en a l’opportunité.

Un revendeur de compléments alimentaires nous donne accès à sa boutique en ligne ; nous prenons les commandes pour ses clients qui ne peuvent le faire sur internet et nous répondons à leurs questions sur les produits.

Un restaurateur nous transmet sa ligne en débordement, ce qui lui permet de recevoir par nos soins les prises de commandes qui lui échapperaient pendant les heures de pointe, lorsque son personnel est entièrement occupé.

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